Digitaal identificeren en ondertekenen voor HR

Bij het aannemen van een medewerker komen twee dingen samen: een contract dat getekend moet worden, en een identiteit die je als werkgever moet vaststellen. Het eerste kan vaak met een eenvoudige elektronische handtekening; voor het tweede gelden vaste regels.

De identiteit van een nieuwe medewerker

Een werkgever stelt de identiteit van een werknemer vast aan de hand van een identiteitsdocument, zoals een paspoort of identiteitskaart. De aard en het nummer van het document en een afschrift ervan komen in de loonadministratie (art. 28 lid 1 onder f Wet op de loonbelasting 1964). Heeft de werknemer als vreemdeling een verblijfs- of tewerkstellingsvergunning nodig, dan wordt ook die vastgelegd.

Digitale identiteitsverificatie kan dat proces ondersteunen, bijvoorbeeld door het document op afstand te laten scannen. Of een bepaalde methode voldoet aan de eisen voor de loonadministratie, hebben wij niet getoetst; vraag dat na bij je salarisadministrateur of de aanbieder.

Het contract tekenen

De hoofdregel is dat de wet geen vorm voorschrijft (art. 3:37 BW). Een elektronische handtekening kan dezelfde rechtsgevolgen hebben als een handgeschreven handtekening als de methode betrouwbaar genoeg is voor het doel (art. 3:15a BW).

Voor sommige afspraken eist de wet wel dat ze schriftelijk worden aangegaan: een proeftijd (art. 7:652 lid 2 BW) en een concurrentiebeding (art. 7:653 lid 1 BW). Staan die in het contract, kijk dan of je manier van tekenen daaraan voldoet. Een gekwalificeerde handtekening (QES) staat altijd gelijk aan een handgeschreven handtekening (art. 25 lid 2 eIDAS). Het verschil staat in SES, AES of QES.

Waar je op let

• Koppeling met je HR-systeem. Een platform dat aansluit op je bestaande systeem scheelt dubbel werk.
• Uitzendbureaus en grote aantallen. Bij veel contracten tellen prijs per handtekening en zelf aansluiten zwaarder.
• Identificeren en tekenen in één stap. Sommige platforms laten de ondertekenaar zich eerst identificeren. Dat is iets anders dan het afschrift voor de loonadministratie.